FAQ

Dernière mise à jour : 25 novembre 2020

Bien que cette page soit mise à jour régulièrement, il est fortement conseillé de toujours se référer au site COVID-19 UL, à la Foire aux questions Études année 2020-2021 ou aux autres sites gouvernementaux officiels, surtout pour tout ce qui est en lien avec les frontières et la mobilité.

Plusieurs des réponses ci-dessous tiennent en compte qu’actuellement les frontières sont fermées dans la plupart des pays. 

N’hésitez pas à nous écrire à vice-decanat-recherche@ffgg.ulaval.ca si vous avez d’autres questions. 

ÉTRANGERS qui veulent venir étudier ou travailler à l’Université Laval

ÉTUDIANTS

Est-ce que les étudiants étrangers inscrits la session d’automne 2020 peuvent commencer leurs études à distance sans être au Canada?

Voir : https://www.ulaval.ca/covid-19/etudiants-actuels
Section Session automne 2020 / Modalités d'apprentissage

Oui, en raison des restrictions aux voyages qui demeurent en vigueur, l’Université Laval continue de recommander aux étudiantes et aux étudiants provenant de l’étranger de mener leur projet d’études à partir de l’extérieur du Canada à la session d’automne 2020 grâce aux cours offerts à distance.

Est-ce qu’un étudiant étranger peut venir faire un séjour d’études à l’Université Laval?

Voir : https://www.ulaval.ca/covid-19/futurs-etudiants 
Section Précision pour les candidats étrangers / Programmes de mobilité pour l’hiver 2021 

Tous les séjours d’études des étudiants étrangers (échanges BCI, Profil international, entente générale) prévus à l’Université Laval pour l’hiver 2021 sont suspendus, à l’exception des cheminements bidiplômants à la maîtrise, des cheminements intégrés à la maîtrise, des cotutelles et des séjours de recherche (stage de formation ou de recherche). Tous les séjours exempts de cette suspension devront toutefois se soumettre aux règles générales de l’Université Laval en vigueur pour les voyages et déplacements.

Comment se déroulent les démarches d’immigration dans la situation actuelle? Comment puis-je aider mon nouvel étudiant?

Voir : https://www.ulaval.ca/covid-19/futurs-etudiants 
Section Précision pour les candidats étrangers / Démarches d’immigration pour l’hiver 2021 

Il est conseillé à l’étudiant de débuter ses démarches d’immigration dès la réception de son offre d’admission. Vous pouvez référer votre nouvel étudiant à la page d’information COVID-19, section Futurs étudiants, section sur les Démarches d’immigration pour l’hiver 2021. Il peut aussi visionner une webconférence (FR/EN) réalisée en collaboration par le Bureau du Registraire et du Bureau de la vie étudiante le 11 juin dernier (bien leur préciser que les informations présentées étaient à jour en date du 11 juin 2020, mais peuvent avoir changé par la suite. Les informations transmises par les gouvernements québécois et canadien ont préséance sur celles diffusées dans cette vidéo).

Est-ce qu'un étudiant étranger peut venir à l'Université Laval?

Voir : https://www.ulaval.ca/international/immigration/impacts-de-la-covid-19-sur-les-etudiants-etrangers 
Section Arrivée ou retour au Canada / Démarches d’immigration pour l’hiver 2021

ainsi que Accueil des étudiants étrangers

Oui, il est possible de venir à l'Université Laval.

De nouvelles directives seront en place à partir du 21 octobre 2020, suite à l’annonce de l’ouverture de la frontière canadienne aux étudiants étrangers. De plus, l'UL est maintenant confirmée sur la liste des établissements d’enseignement désignés (EED) ayant un plan d’intervention en réponse à la COVID-19 approuvé.

Afin de se conformer aux exigences des différentes autorités gouvernementales qui seront applicables à partir du 21 octobre, la procédure d’accueil a été modifiée (voir  Accueil des étudiants étrangers du site COVID-19 UL).

Parmi les faits saillants, nous désirons porter à votre attention les éléments suivants :

  • Avant de planifier leur voyage au Canada, les étudiants étrangers doivent vérifier s’ils respectent les conditions pour être autorisés à entrer au pays.
  • Les étudiants étrangers qui arrivent au pays pour la première fois dans le cadre de leurs études à l'Université Laval devront obligatoirement remplir un formulaire de confirmation d’arrivée au Canada. En plus de signer une déclaration d’engagement et d’acceptation des risques, les étudiants devront y confirmer leur date d’arrivée et joindre leur plan de quarantaine.
  • Nous conseillons aux étudiants de réaliser leur quarantaine au Québec et à proximité de leur aéroport d’arrivée en sol canadien. De même, nous leur recommandons fortement d’effectuer leur quarantaine dans un hôtel. D’ailleurs, l’Université a négocié des ententes avec des partenaires hôteliers pour faciliter les démarches des étudiants. Les détails d’un programme de bourses visant à couvrir une portion des frais associés à une quarantaine à l’hôtel seront annoncés sous peu.
  • Pour remplir les exigences des autorités gouvernementales, un accompagnement individuel lors des quarantaines sera offert aux nouveaux étudiants par le Bureau de la vie étudiante. Cet accompagnement a pour objectif de veiller au bien-être des étudiants pendant la période de quarantaine, de leur rappeler les règles en vigueur et de les diriger, au besoin, vers les ressources d’aide appropriées.
  • En vertu des nouvelles directives gouvernementales, la lettre d’appui n’est plus requise.

Pour toute question en lien avec la procédure : covid19@ulaval.ca.

POSTDOCTORANTS

Est-il possible d’inviter un stagiaire postdoctoral étranger pour la session d’hiver 2021? 

Voir : https://www.ulaval.ca/covid-19/activites-de-recherche-et-de-creation 
Sections Stages postdoctoraux et Direction d’étudiants et de stagiaires postdoctoraux à distance 

Oui, en respectant les conditions suivantes :  

  • Il est déjà au Canada avec un permis de travail ouvert; 
  • Il doit pouvoir travailler entièrement à distance ou réaliser des activités de recherche en laboratoire et sur le terrain qui doivent être autorisées dans le plan facultaire de déconfinement partiel des activités. 

Un guide d’encadrement à distance produit par la FESP est disponible ici

Il est maintenant possible d’entamer un processus (lettre d’invitation et offre d’emploi dans le portail) pour accueillir un candidat provenant de l’extérieur du Canada, à condition de suivre les directives et la procédure élaborées à cette fin

PROFESSIONNELS DE RECHERCHE

Est-il possible d’inviter un professionnel de recherche étranger pour la session d’hiver 2021? 

 
Oui, l'Université Laval accueille de nouveau sur son campus les étudiants, les travailleurs et les stagiaires étrangers. Toutefois, des restrictions aux voyages limitent encore les déplacements vers le Canada et de ce fait, la plupart des ressortissants étrangers ne peuvent entrer sur le territoire canadien.
 
Tous les travailleurs étrangers doivent : 
 
Lire attentivement ceci :
Préparer un plan de quarantaine :
Aviser l’Université Laval de leur arrivée :
STAGIAIRES DE FORMATION ET DE RECHERCHE

Est-il possible d’inviter un stagiaire de formation et de recherche étranger pour la session d’hiver 2021?

Voir : https://www.ulaval.ca/international/mobilite/etudiants-etrangers/stage-de-formation-ou-de-recherche

La suspension de l’accueil des stagiaires de formation et de recherche en provenance de l’extérieur du Canada demeure en vigueur tant que les restrictions de déplacement vers le Canada seront en vigueur à l’exception des étudiants qui remplissent l’ensemble des conditions suivantes :
  • la qualité ou la réussite de leur formation ou de leur projet de recherche est autrement compromise et,
  • éligibles à un permis de travail* dispensé d’EIMT et,
  • peuvent voyager vers le Canada et
  • s’engagent vis-à-vis de l’Université Laval à assumer les risques liés à leurs démarches d’immigration, leur voyage, leur entrée au Canada et leur quarantaine.
Il vous appartient, professeurs et stagiaires, de vérifier si vous répondez à ces critères d’admissibilité avant d’initier vos démarches.
 
*les stagiaires de 120 jours ou moins ne sont pas éligibles à un permis de travail, à moins d'avoir une bourse de mobilité. Il n'est donc pas possible de les inviter pour l'instant.

ÉTUDIANTS et PERSONNEL de l’Université Laval désirant se rendre à l'étranger dans le cadre de leurs études ou leur travail

ÉTUDIANTS

Est-ce que les étudiants de l’Université Laval pourront réaliser leur stage à l’international à l'hiver et à l'été 2021? 

Voir : https://www.ulaval.ca/covid-19/voyages-et-deplacements  
Section Annulation des séjours de mobilité étudiante à l’international

Tous les séjours de mobilité étudiante prévus à l’international pour l’hiver et l'été 2021 sont suspendus, à l’exception des cheminements bidiplômants à la maîtrise, des cheminements intégrés à la maîtrise, des cotutelles de thèse et des séjours de recherche qui devront se soumettre aux règles générales de l’Université Laval en vigueur pour les voyages et déplacements. 

Différentes alternatives s’offriront aux étudiants qui avaient prévu un séjour d’études à l’international à l’hiver ou l'été 2021. Le Bureau international communiquera avec les étudiants concernés pour les informer des options possibles et des procédures à suivre. 

Voir : https://www.ulaval.ca/covid-19/etudiants-actuels 
Section Suspension des séjours de mobilité étudiante 

Jusqu’à nouvel ordre, les séjours de mobilité prévus pour l’automne 2021 sont maintenus comme prévu. Toutefois, tous les étudiants sont invités à surveiller la page COVID-19 et doivent éviter d’engager toute dépense (achat d’un billet d’avion, réservation d’un logement, etc.) sans l’autorisation du Bureau international.  

PERSONNEL

Est-ce que le personnel de l’Université Laval peut voyager présentement dans le cadre de ses fonctions? 

Voir : https://www.ulaval.ca/covid-19/voyages-et-deplacements

Les déplacements hors Canada sont interdits jusqu'à nouvel ordre. 

Les mesures s’adressent à toute la communauté universitaire: étudiantes et étudiants, membres du corps enseignant et membres du personnel. Elles s’appliquent à tous les déplacements devant être effectués dans l’exercice des fonctions ou dans le cadre, notamment, d’un stage, d’un échange étudiant, d’un programme de mobilité internationale, d’un programme de recherche, d’une compétition ou d’un colloque. 

BOURSES et CONTRATS

BOURSES (mis à jour nov. 2020)

Est-ce que je peux donner une bourse à un étudiant à la maitrise ou au doctorat s’il étudie à partir de son pays (à distance)?

Le VRRH nous confirme que le paiement de bourses à même les fonds de recherche fédéraux et provinciaux des professeurs aux étudiants étrangers hors Canada sera possible pour l'automne 2020. Nous sommes toujours en attente de directives pour ce qui est de la session H2021: ceci dépendra, entre autre, du statut des frontières ainsi que des restrictions de voyage pour les étudiants étrangers.

Puis-je payer les frais de scolarité d’un étudiant à la maîtrise ou au doctorat s’il étudie à partir de son pays (à distance)?

Il est possible d’appliquer une bourse (et non un contrat) sur des droits de scolarité d’un étudiant et donc de directement payer les frais de scolarité de cet étudiant. Assurez-vous que cet étudiant demeure inscrit toute la session et informez-le qu’il devra s’assurer de payer les impôts de son pays le cas échéant.   

À noter que pour les candidats au doctorat, ceux-ci ont à droit à l’exemption des droits de scolarité supplémentaires même s'ils sont à distance : en raison de la situation actuelle de COVID-19, les études à distance seront exceptionnellement couvertes par l’exemption pour les sessions d’été et d’automne 2020. Nous ne savons pas encore si cette directive sera reconduite pour H2021.

Un étudiant boursier du FRQ peut-il recevoir sa bourse même s'il est à l'étranger?

Un étudiant inscrit à la session A2020 peut recevoir sa bourse du FRQ même s'il est à l'étranger.

CONTRATS

Est-il possible d'offrir un contrat de travail à un étudiant qui réside à l'étranger?

Non. Pour le moment, le VRRH n'a aucune autorisation lui permettant d’approuver l’engagement de non-résidents ou de personnes qui ne sont pas citoyennes canadiennes, pour des contrats réalisés entièrement à l’étranger.

Divers

Auto-évaluation des symptômes

J’ai un ou des symptômes de la COVID-19. Comment savoir si je peux me rendre sur le campus?

En cas de doute, consultez le questionnaire d’auto-évaluation des symptômes de la COVID-19 présenté par l’Université Laval.

Quarantaine

Voir : https://www.ulaval.ca/covid-19/mise-en-quarantaine-obligatoire

Mise en quarantaine obligatoire

À votre arrivée au Canada, vous devez faire une quarantaine de 14 jours même si vous ne présentez pas de symptômes de la COVID-19. Vous devrez avoir en main un plan de mise en quarantaine daté et signé qui respecte les exigences fédérales et exigences provinciales (Québec) lors de votre arrivée au Canada.

 

Pendant votre quarantaine

Durant votre quarantaine obligatoire:

  • vous ne pourrez pas sortir de votre lieu de quarantaine (sauf pour des urgences, notamment une urgence médicale)
  • vous ne pourrez pas recevoir de visiteurs, ni aller à l’Université Laval ou dans d’autres endroits publics
  • vous devrez surveiller votre état de santé pour détecter les symptômes de la COVID-19

Si vous développez des symptômes liés à la COVID-19 durant votre quarantaine, vous devrez vous isoler des autres et appeler à la ligne téléphonique réservée à cet effet: 1 877 644-4545. La période d’isolement de 14 jours recommencera alors.

L'université conseille aux étudiants de réaliser leur quarantaine au Québec et à proximité de leur aéroport d’arrivée en sol canadien. De même, l'UL recommande fortement d’effectuer leur quarantaine dans un hôtel. D’ailleurs, l’Université a négocié des ententes avec des partenaires hôteliers pour faciliter les démarches des étudiants. Les détails d’un programme de bourses visant à couvrir une portion des frais associés à une quarantaine à l’hôtel seront annoncés sous peu.

De plus, pour remplir les exigences des autorités gouvernementales, un accompagnement individuel lors des quarantaines sera offert aux nouveaux étudiants par le Bureau de la vie étudiante. Cet accompagnement a pour objectif de veiller au bien-être des étudiants pendant la période de quarantaine, de leur rappeler les règles en vigueur et de les diriger, au besoin, vers les ressources d’aide appropriéés.

Vous trouverez toutes les informations pertinentes avec la mise en quarantaine en suivant ce lien.

Réunions

Puis-je tenir une réunion dans une salle située au ABP, CSL ou GHK?

À moins de contraintes majeures, toutes les réunions (avec ou sans partenaires externes) se font en visioconférence à l'extérieur du campus.

Voyage professionnel à l'étranger

Voyage professionnel à l’étranger

Depuis le 13 mars dernier, des avertissements officiels aux voyageurs d’éviter les voyages non essentiels à l’extérieur du Canada sont en vigueur, et ce, jusqu’à nouvel ordre.

Ainsi, les déplacements hors Canada sont toujours suspendus jusqu’à nouvel ordre. Toutefois, il est possible de permettre un voyage professionnel à l’étranger selon certaines conditions :

  • Si les activités prévues à l’étranger ne peuvent pas être effectuées à distance ou remplacées par une autre activité sans compromettre les travaux du membre du personnel;
  • Si le membre du personnel accepte les risques liés à la pandémie de la COVID-19 et s’engage à respecter les consignes données par l’Université Laval ainsi que par les autorités et la santé publique locales du ou des endroits visités (cela implique de pouvoir obtenir les documents d’immigration exigés et que le séjour se déroule dans le respect des directives gouvernementales du ou des pays d’accueil);
  • S’il est démontré que des mesures de mitigation adéquates et suffisantes ont été mises en place pour réduire les risques de façon considérable;
  • S’il y a un encadrement et un soutien adéquat lors du séjour.

Pour réaliser un séjour de mobilité à l’international considéré essentiel, les membres du personnel concernés devront communiquer avec leur responsable d’unité ou gestionnaire pour obtenir une autorisation de séjour, conformément à la Politique sur la sécurité des séjours à l’international ou dans les régions éloignées du Canada.

Pour ce faire, ils doivent obligatoirement s’inscrire au registre des séjours de mobilité de l’Université Laval, remplir le formulaire de planification et de mitigation des risques spécifiques à la situation actuelle et suivre les étapes qui y sont présentées au moins quatre semaines avant le départ prévu.

Les autorisations de séjour sont octroyées par les doyens et doyennes des facultés ou les vice-rectrices et vice-recteurs des unités concernées, appuyés par le comité-conseil sur la sécurité à l’international, à partir des renseignements fournis dans ce formulaire.

Le formulaire guidera les membres du personnel quant aux mesures de contrôle des risques à mettre en place et à respecter dans le contexte actuel.

Pour toute question à ce sujet, communiquer avec le Bureau international à l’adresse securite@bi.ulaval.ca.

Il est important de noter que :

  • Si une autorisation de séjour est octroyée, l’Université Laval se garde le droit de réévaluer l’autorisation émise et de la révoquer à tout moment avant ou pendant le séjour à l’international, suivant l’évolution de la situation liée à la COVID-19 et les directives émises par les autorités sanitaires et gouvernementales. Cela pourrait notamment impliquer une obligation du voyageur de répondre à une demande de retour au Canada.
  • Vous devez informer le membre du personnel de n’engager aucune dépense avant d’obtenir leur autorisation de séjour.
Voyage professionnel au Canada

Voyage professionnel au Canada

L’Université Laval demande de limiter au strict nécessaire tous les déplacements professionnels dans les autres provinces canadiennes jusqu’à nouvel ordre. Les réunions par téléphone ou en visioconférence doivent être privilégiées.

Les personnes qui sont dans l’obligation de se déplacer doivent obligatoirement s’inscrire au registre des séjours de mobilité de l’Université Laval, remplir le formulaire de planification et de mitigation des risques spécifiques à la situation actuelle et suivre les étapes qui y sont présentées au moins quatre semaines avant le départ prévu.

Voici un aide-mémoire qui résume bien les démarches à suivre pour la réalisation d’activités universitaires à l’international et au Canada dans le contexte actuel. Cet hyperlien vous permettra d’accéder en tout temps à une version à jour du document.

Travail à distance à l’étranger ou hors Québec

Travail à distance à l’étranger ou hors Québec

Travailler à distance d’un pays étranger ou hors Québec a d’importantes conséquences sur les droits et obligations du personnel et de l’Université, tant au niveau des conditions de travail, de la protection en cas d’accident ou encore des obligations fiscales.

  • Les conventions collectives et protocoles encadrant les relations entre l’Université et son personnel vise le personnel dont le lieu de travail (Université ou résidence lors de travail à distance) se situe au Québec. Par conséquent, une personne qui travaille à partir d’un lieu de résidence situé hors Québec pourrait ne pas être protégée.
  • Une personne travaillant à partir d’un pays étranger ou hors Québec pour un employeur québécois est soumise aux dispositions fiscales de l’endroit de résidence et à celles du Québec et du Canada. Elle pourrait donc être doublement imposée.
  • Les demandes des gouvernements étrangers ou des autres provinces ou territoires canadiens en matières fiscales sont complexes et exigeantes. Des frais supplémentaires sont donc encourus pour répondre à ses demandes, frais qui peuvent être très élevés.

Dans ce contexte, l’Université n’autorise pas le travail à distance à partir d’un lieu se situant hors Québec. Toutefois, certaines exceptions sont permises lorsque le travail ne peut être fait autrement et qu’il s’agit d’un travail de courte durée. Vous pouvez vous référer au tableau suivant à titre de guide. Il est toutefois à noter que chaque demande devra être examinée individuellement avant de l’autoriser.

Dans ce cas, les membres du personnel concernés devront communiquer avec leur responsable d’unité ou gestionnaire pour obtenir une autorisation de séjour, conformément à la Politique sur la sécurité des séjours à l’international ou dans les régions éloignées du Canada. Ils doivent suivre la même procédure que pour une autorisation de voyage à l’étranger.

Pour toute question à ce sujet, communiquer avec le Bureau international à l’adresse securite@bi.ulaval.ca.

Situation

Catégorie d’emploi

Recommandation

Travail pour une longue durée hors du Québec avec une adresse de résidence au Québec

 

Toutes les catégories

Refus

Activité devant être exécutée à l’étranger ou hors Québec à la demande de l’Université, pour ne pas nuire au projet de recherche ou aux travaux d’enseignement pour une très courte durée (moins d’un mois)

 

Recherche et enseignement

Appliquer les règles des voyages professionnels à l’étranger

Activité devant être exécutée à l’étranger ou hors Québec, à la demande de l’Université, pour ne pas nuire au projet de recherche ou aux travaux d’enseignement pour une courte durée (moins de 3 mois) avec retour prévu au Québec avant la fin du contrat

 

Recherche et enseignement

Évaluer chacune des demandes

Travail à distance de l’étranger ou hors Québec pendant un voyage personnel ou en prolongation d’un voyage personnel

 

Toutes les catégories de personnel

Refus

 

Accompagnement

Nous comprenons que ces situations sont complexes et souvent délicates. Nous vous référons à :

  • Votre conseiller ou conseillère en ressources humaines pourra vous accompagner au besoin pour toute question relative aux relations avec les membres du personnel;
  • Le Bureau international pour toute question en lien avec les déplacements internationaux.